EDI logístico: Saiba o que é e conheça as vantagens

À medida que a logística vem assumindo um papel mais estratégico e os mercados se tornam mais competitivos, aumenta-se o apelo para a criação de soluções que ajudem a aumentar a eficiência dos processos.

Para isso, contar com o apoio da tecnologia é fundamental. Além de melhorar a comunicação entre as partes envolvidas, ela torna as operações mais precisas, ágeis e eficientes.

Mas você sabe o que é EDI logístico e quais são as suas contribuições para um negócio?

No post de hoje, mostraremos como essa solução é uma grande aliada da otimização da operação logística. Continue a leitura e saiba mais!

O que é o EDI logístico?

O Eletronic Data Interchange — ou Intercâmbio Eletrônico de Dados — é uma tecnologia que possibilita a padronização da comunicação entre diversos sistemas, independentemente de quem os desenvolveu.

O EDI logístico proporciona a troca de informações entre empresas (que pode ser entre o embarcador e a transportadora, por exemplo) de maneira automatizada. No entanto, para que isso se torne viável, os parceiros de negócio precisam entrar em acordo a respeito de qual padrão será adotado e quais dados devem estar contidos no arquivo.

Como ele funciona?

Na logística, a ideia do EDI é facilitar a comunicação entre os parceiros de negócio, trocando informações a respeito de documentos como a NF-e, o CT-e, pré-faturas, faturas e ocorrências no transporte. Essa troca de dados elimina a necessidade de preenchimento e compartilhamento manual, que são muito sujeito a erros.

Com isso, é possível centralizar os processos e fazer com que os sistemas TMS sejam atualizados automaticamente.

Como implantar esse sistema?

Em relação a implementação de um EDI para melhoria dos serviços logísticos de uma empresa, é necessário levar em consideração que sua aplicação envolve outras companhias. Portanto, não é apenas uma opção de negócio que visa otimizar processos, é uma decisão que envolve parcerias com outras empresas.

Isso significa que todas as partes envolvidas devem se empenhar para que implementação seja um sucesso.

Dessa forma, alguns pontos são cruciais para realização da integração dos dados como os descritos a seguir:

• planejamento;
• definição do fluxo de informações;
• desenvolvimento de um plano padrão para envio das informações;
• indicação da periodicidade dos envios;
• configuração do sistema;
• treinamento dos colaboradores;
• testes;
• utilização do sistema EDI de forma eficiente;
• monitoramento.

Depois de tudo conferido e ajustado conforme as necessidades da empresa, o uso do EDI proporcionará grandes benefícios para a empresa.

Quais vantagens ele proporciona?

O investimento em um EDI logístico proporciona diversos benefícios para as empresas, tanto transportadoras quanto embarcadores. Veja algumas delas!

Vantagens para a transportadora

Mais agilidade no envio de informações referentes às cargas e sua documentação

O sistema EDI proporciona o preenchimento de dados eletronicamente e o seu envio é automático, o que agiliza a emissão de informações do processo.

Redução de erros na emissão e envio dos documentos, diminuindo a incidência de divergência nas informações

Essa ferramenta minimiza qualquer tipo de erro ao viabilizar a troca de informações eletrônica. Isso evita o preenchimento de documentos de forma manual, método responsável por grande parte dos erros. Outra condição que contribui para essa otimização é o envio dos documentos referente ao transporte pelo cliente.

Aumento da produtividade

Com a otimização do envio de informações pro meio do EDI, é possível que os colaboradores concentrem seus esforços em outras atividades da empresa que requerem maior atenção.

Melhoria na comunicação e compartilhamento de informações

A troca de informações por meio dessa ferramenta é mais rápida, inclusive em relação aos dados sobre rastreamento das cargas e ocorrências nas entregas. Essa agilidade na comunicação também se aplica no envio de informações entre cliente e fornecedor.

Redução de custos

A redução de custos com a aplicação do EDI acontece principalmente com a diminuição do uso de papel, que por sua vez reduz a necessidade de retrabalhos e aumenta a produtividade, por exemplo.

Aumento dos lucros

O aumento da produtividade impacta diretamente no caixa da empresa. Dessa forma, com a automação de alguns processos, é possível que haja também a redução dos custos com mão de obra.

Vantagens para o embarcador

Eficiência no processo de auditoria de fretes

A automação das informações gera maior rapidez na conferência dos valores e na finalização da tarefa no processo de auditoria de fretes. Dessa forma, o levantamento de dados em relação a inconsistências no processo se torna mais eficiente.

Comunicação mais precisa

Melhoria na comunicação é o principal objetivo do sistema EDI, fator que também ajuda no atendimento aos clientes. Assim, as informações relativas à movimentação da carga e possíveis ocorrências no transporte são emitidas diretamente para os clientes, situação que melhora o relacionamento comercial e aumenta a confiança entre as partes.

Diminuição de erros e necessidade de retrabalhos

O preenchimento eletrônico e o envio automático dos dados pelo EDI aumentam a confiabilidade das informações, pois diminuem as chances de erros uma vez que a própria empresa descreverá e enviará as informações necessárias para o processo de transporte.

Redução dos custos operacionais

Aumento da produtividade, rapidez na conclusão das tarefas e eliminação da necessidade de retrabalho em decorrência dos erros são os grandes responsáveis pela redução expressiva dos custos operacionais.

Além de auxiliar nas operações, essas vantagens também impactam nos resultados da empresa, principalmente em se tratando das questões financeiras e no relacionamento com o fornecedor.

De maneira geral, as vantagens garantidas para o embarcador e a transportadora são bem semelhantes e estão diretamente ligadas à otimização dos processos e melhorias dos resultados. O que muda é a maneira como as tarefas são desenvolvidas e como os efeitos positivos das mudanças impactam no crescimento da organização. Tudo isso se traduz em aumento da qualidade dos serviços prestados ao cliente e, consequentemente, um ganho maior na satisfação.

O EDI logístico torna a comunicação entre parceiros de negócios mais ágil e acertada, tornando as tomadas de decisões sejam eficazes. Isso contribui para operações mais ágeis em que ambos os players se beneficiam com o aumento da competitividade.

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